GPO

Mein Schwerpunkt mit langjähriger Erfahrung liegt jedoch in der Optimierung von Geschäftsprozessen (GPO). Zum einen hängt das mit meiner Vorliebe für besonders herausfordernde Probleme zusammen, auf der anderen Seite gibt es kaum ein Projekt, in dem vorhandene Prozesse bei einem anstehenden Redesign oder einer Neurealisierung nicht einer kritischen Bewertung unterzogen werden müssen.
Interessant ist ebenfalls, dass die Business Analyse zunächst eine nüchterne Tätigkeit mit den Schwerpunkten Recherchieren, Modellieren und Interpretieren ist, aber – unabhängig der beteiligten Hierarchie – oft in zum Teil groteske Emotionalitäten mündet.
Die Kunst, bei der GPO messbare Resultate zu erzielen liegt weniger darin begründet, Methoden, Skills und Tools perfekt zu beherrschen,(das ist unabdingbare Voraussetzung und erlernbar), sondern in der Fähigkeit, Menschen für Veränderungen begeistern zu können, ihnen Ängste zu nehmen und ihnen das Gefühl von kreativen Gestaltern zu implantieren.
Jeder, der selbst schon GPO betrieben hat, kennt folgende Situation:
Bei der Aufnahme von Abläufen wird geschimpft, dass bestimmte Vorgänge eigentlich gar nicht in das Aufgabengebiet passen, dass sie umständlich sind und daher hohe Bearbeitungszeiten beanspruchen…
Nach Abschluss der Ist-Aufnahme und Erarbeitung des Sollkonzepts teilen Sie dem „Kritiker“ die gute Nachricht mit, dass die monierten Vorgänge zukünftig nicht mehr in dem von ihm zu bearbeitenden Workflow enthalten sind. Und jetzt kommt die Überraschung: Plötzlich kann niemand anders diese Vorgänge bearbeiten, wegen fehlender Fachkompetenz, die Informationen aus dem Vorgang selbst ganz dringend benötigt würden etc.

GPO kann mit verschiedenen Methoden betrieben werden:

  • Ingenieurhaftes Vorgehen
  • Nach klassischen Methoden (zählen, messen, auswerten, bewerten)

Welche Methode zum Ansatz kommt, wird abschließend vom Kunden entschieden, ist jedoch im Ansatz objektiv stark von der Dimension des Projektes abhängig.
Zur Modellierung stehen ausgereifte Tools wie ARIS oder Adonis zur Verfügung. Sind die Ist-Prozesse und die Soll-Prozesse (nach Zielvorgabe) modelliert, ist damit die Basis für eine „erweiterte Businessanalyse“ gebildet.
Neben dem Überblick über das Unternehmen selbst, müssen zusätzlich Kenntnisse über die Branche und deren Markt sowie die Konkurrenzsituation mit einfließen. Hierbei erweist sich die SWOT-Analyse (Strenghs, Weaknesses, Oportunities, Threats) als effizient. Aufgrund der hiermit praktizierten ganzheitlichen Betrachtung ist sowohl die interne Analyse als auch die angemessene Berücksichtigung des außerhalb des Unternehmens liegenden Umfeldes gewährleistet. Insgesamt sind sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Überzeugungskraft gefordert, da es bei zielführender Durchführung eine Vielzahl von Widerständen zu beseitigen gibt.

Unter den Begriffen `Change Management` und GPO möchte ich drei exemplarische Aufgabenstellungen erwähnen, welche unter der Federführung der Ulrich Esselborn Unternehmensberatung mit den gewünschten Effekten erfolgreich durchgeführt wurden:

  • One Step Processing
    (mobile Antragsaufnahme durch Vermittler beim Kunden, Transfer zum VU, Antragsbearbeitung/ -prüfung per ProTerm-Script)
  • Optimierung der Vertriebssteuerung
    (Optimierung Workflow zwischen den Organisationseinheiten Direktion, Landesdirektionen, Filialen und Agenturen)
  • Druck & Versand
    (Effizienzsteigerung bei der Erstellung und Verteilung von Abrechnungsunterlagen, wie z.B. Papier -> PDF, DTA -> FTP etc.)

Meine Erfahrung in der Business Analyse und der GPO stelle ich Ihnen gerne zur Verfügung – auf ein unverbindliches Gespräch mit Ihnen freue ich mich. Es gibt kaum vergleichbare Projektansätze, in denen der Erfolg bzw. die Zielerfüllung so exakt messbar ist, wie in einem GPO Projekt !

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